2002 yılında Kocaeli Endüstri Mühendisi olarak mezun olduğumda aklımda kalan en önemli öğreti “Her şeyin daha iyisi yapılabilir” olmuştu. 2004 yılında başladığım iş hayatımda her zaman bu öğreti ile hareket ettim. Kariyerime başladığım planlama mühendisi pozisyonunda, ERP çözümlerini daha etkin kullanmanın ve tekrarlanan faaliyetleri daha hızlı yapmanın çözümlerini bularak toplamda %80’e yakın zaman kazandım. 2010 yılında başladığım danışmanlık mesleğinde aslında tüm bunların Yalın Dönüşüm sürecinin bir parçası olduğunu öğrendim. Bugüne geldiğimizde Kara Kuşak seviyesinde bir Yalın Altı Sigma uzmanı olarak bu öğretinin hem mesleki olarak benim için hem de tüm seviyelerdeki çalışanlar için ne kadar önemli olduğunu görüyorum.

Endüstri 4.0 veya dijital dönüşüm, tam 13 yıl önce 2011’de, ilk kez Almanya’da Hannover fuarında gündeme getirildiğinde de bu sebepten ötürü çok heyecanlanmıştım. Kıt kaynakların en verimli şekilde kullanılması için yeni bir bakış açısı getirmişti bu yaklaşım. Ben de danışmanlığını yaptığım projelerde firmalarımı dijitalleşme çözümlerine doğru yöneltmeye çalıştım. Halihazırda kendi firmamda da eğitim ve danışmanlık çözümleri ile birlikte yazılım çözümleri ile kuruluşlarımıza değer katmaya çalışıyorum.

Peki neden bu kadar önemli bu dijital dönüşüm. 2 ana başlıkta buna cevap verebiliriz;

Verimlilik : Zaman değerli ve biz bunu asla boşa harcamamalıyız. Yalın Üretim Sistemi bizden işlerimizde DEĞER kavramına odaklanmamızı ister. Hedefimiz, sadece müşteri (iç ya da dış) ne istiyorsa o faaliyeti / ürünü / hizmeti gerçekleştirmektir. Ancak bunun yanında değer katmayan ya da hepimizin angarya işler dediği yapsan zamanını çalan yapmasan işini tamamlayamacağın işler, değer katan iş zamanının bile kat kat üstünde zamanımızı alır. Bu da iş verimimizi düşürür. İnsan Kaynakları departmanında işe alım için yapılan ve 5. dakikasında gereksiz olduğu anlaşıldığı halde gelen adaya ayıp olmasın diyerek en az 30 dakika sürdürülmek zorunda kalan iş görüşmelerini ya da Kalite Kontrol ölçüm değerlerinin önce bir forma daha sonra da bilgisayar ortamına mükerrer olarak kayıt edilmesi işlemini, bu duruma örnek olarak gösterebiliriz.

Kaynak Kullanımı ve Çevre: Kaynaklarımız zaten kıt ve biz onları hızla tüketiyoruz. Sadece hatalı ürün / hizmet kaynaklı değil, işlerimizi yaparken de pek çok kaynağı farkında olmadan harcıyoruz. Ofis ortamında harcadığımız enerji, çıktı alırken kullandığımız toner, ısınmak için tükettiğimiz doğalgaz ve bilgi paylaşımı yapmak için kullanılan kağıtlar gibi gün içerisinde pek çok doğal kaynak harcanıyor. Bunların büyük bir bölümü de geri kazanılamadığı için yok olup gidiyor ve biz hep birlikte dünya kaynaklarını tüketiyoruz. Kaynak kullanımında sürdürülebilirlik kavramı o yüzden son yıllarda çok önem kazandı. Sürdürülebilir Ekonomi ve Sürdürülebilir Çevre başlıkları bizim için ayrılmaz bir ikili olmak zorunda. Yoksa bugünü kurtarırken yarınları yok ediyor olacağız.

Aynı zamanda kaynak kullanımı işletmeler için de birer maliyet kalemi. Enerji maliyetleri, sarf malzeme maliyetleri, Kalitesizlik maliyetleri gibi pek çok maliyet işletmelerin rekabet gücünü zayıflatan etkenler arasında yer alıyor.

2012 yılında gerçekleştirdiğimiz bir Altı Sigma projemizde, iplik boya şarjlarının daha doğru yapılmasını sağlayarak su, elektrik, hava, doğalgaz, boya tüketimlerini azaltıp yıllık yaklaşık 220.000 $ kazanç elde edilmesini sağlamıştık. 2017 yılında yine başka bir Altı Sigma projemizde CNC tezgahlardan birinin enerji tüketimini azaltarak yıllık yaklaşık 50.000 $ kazanç elde edilmesini sağladık. Bu iyileştirmeler sadece mevcutta yaptığımız işleri daha iyi organize ederek elde edildi.

Yine 2012 yılında bir hizmet kuruluşu olan ihracatçı birliklerinden birinde, “DİİB Taahhüt Kapatma Sürelerinin İyileştirilmesi” üzerine gerçekleştirdiğimiz Altı Sigma projemizde ise ikiz dönüşüm gerçekleştirmeyi başardık. İhracatçı birliğinde evrak inceleyen uzmanın rutin yaptığı faaliyetlerin bir bölümünün dijital ortamda otomatik olarak yapılamasına yönelik kurum içi yazılım çalışması başarıya ulaştı ve diğer faaliyetler için de çıktı almayı ve kağıt ve toner kullanımını da minimize eden daha iyi bir standart çalışma yönteminin benimsenmesi sağlanarak ortalama DİİB kapatma süresinde %20, standart sapmada ise % 58 oranında bir kazanç elde edildi. Hem daha verimli hem de daha az kaynak tüketimini sağlayan bu yaklaşım bizim için çok değerliydi.

Ankara’da bir devlet kurumunda 2016 yılında yaptığımız Ofis 5S İşyeri Organizasyonu danışmanlığımızda yine ikiz dönüşüme katkı sağladık. Bize ofis alanlarında dağınıklık ve alan sıkıntısı nedeni ile gelen kurum yetkililerinin talebi ile başladığımız çalışmalarda büyük bir başarı elde ettik. Çalışmalarımız sırasında gerçekleştirdiğimiz 5S Kurul toplantılarımızın ikincisinde en büyük problemin çok fazla çıktı alınması olduğunu söyledik ve “Buna gerek var mı?” sorusunu sorduk. Kurumun dijital dönüşümü sonucunda aslında evrak yükü EBYS denilen Evrak Bilgi Yönetim Sistemi yazılımı üzerinde olmasına rağmen, kurum çalışanları hemen hemen tüm evrakların çıktılarını alarak dosyaladıklarını ve aslında bunun sadece değer katmayan değil aynı zamanda kaçınılabilir bir iş olduğunu da analiz etmiştik. Kurul toplantısında da Genel Müdür’ün de onayı ile karar EBYS’nin daha etkin kullanımı ve sadece çıktı alınması gereken evrakların (toplam çıktıların ’u) yazıcıdan basılmasına karar verildi. Bu sayede kurumdaki yazıcı kullanımı kaynaklı elektrik ve toner sarfiyatı ile kağıt tüketimi gibi konular büyük oranda azaltılmış oldu ve çıktı alma, dosyalama, arşivleme gibi işler nedeni ile gereksiz yere harcanan işgücü zamanı da kazanılmış oldu.

Tüm bunlara baktığımızda, gelişen teknoloji ve dijitalleşme aslında sadece verimlilik için değil aynı zamanda da çevresel etkilerimizi azaltmak için çok önemli. Doğayı korumak ve sürdürülebilir çevre hedefine ulaşabilmek için yapılabilecek ne varsa ikiz dönüşüm çatısı altında yapılabilir ve bu sayede kuruluşlar kârlılıklarını arttırırken aynı zamanda da doğaya da daha az zarar verir hale gelebilirler.

İkiz dönüşüm için ihtiyacımız olan iki şey var;

Birincisi kurumsal vizyon. Yöneticiler inovasyona açık olmalı ve dijital dönüşümün önce kendileri sonra tüm paydaşları için faydalı olacağına inanarak gelecek hedeflerini belirlemeliler.

İkincisi ise mali kaynak. Elbette bu noktada tüketen olmak yerine üreten olmak ve dijital dönüşüm ürünlerini sunan ülke olma vizyonu ile hareket etmek önemli olsa da kuruluşların üstünde bu dönüşüm hareketinin ciddi bir mali yük oluşturacağı da öngörülmelidir. Ancak karanlık fabrikaların faaliyete geçtiği böyle bir dönemde rekabet içerisinde kalabilmek için de bu dönüşümün gerekli olduğu aşikardır.

Çevre kirliliğine ve küresel ısınmaya karşı hepimiz az veya çok karbon ayak izimizi azaltmak zorundayız. Yeşil dönüşümü başarmak için dijital dönüşümün bir araç olarak kullanılması gerekiyor. Akıllı sistemler olmadan sürdürülebilir ekonomi, sürdürülebilir kalkınma ve sürdürülebilir çevre kavramlarından söz etmemiz imkansızdır.

Hep birlikte geleceğimiz için bugün bir adım atalım, israflardan kurtulalım ve gereksiz kaynak tüketiminin önüne geçelim.