Bazı konularda önce içinde olduğumuz durumu doğru anlamak için küçük -bebek adımlarla ve kibarca hareket etmek gerekir. Hangi hareketimizle nereye zarar vereceğimizi öngöremeyiz. Bir şeyi kırıp döktükten sonra tamiri daha zor olduğu için de önce koşulları önümüze alıp konumumuzu belirlememiz önemlidir.

Bebeğin ilk yürümeye çalıştığı dönemde onu korumaya çalışırız, üstelik bunu ona hissettirmek istemeyiz, çevresine yastıklardan zemin oluştururuz, sendeleyip düşerse canı acısın, şevki kırılsın istemeyiz. Hele ki denemekten vazgeçmesini hiç istemeyiz. Bazen ona şarkılar söyleriz, şeker veya renkli oyuncak gösterir bize doğru yürümesini teşvik etmeye çalışırız, heyecan ve istek uyandırmak için ona varılacak yer/konum/hedef gösteririz. Her denemesini ilgiyle izleriz, yüreklendirir, alkış tutarız. Ne çok özeniriz, onun yürüme çabasına biz ter dökeriz. Öyle ya bir de söyleşimiz vardır; “ilk adımları şimdilerde, henüz “tay tay” döneminde” deriz.

İşte tam da bu sebeplerle bizim de çalıştaylarımız nezaket zemininde oturmalı, dengede ilerlemelidir. Temel olarak çalışanları belirli bir gündem üzerine farklı görüşlerini ve önerilerini sunmaları için teşvik etmek isteriz. Bizim aklımıza gelmeyen veya gelip de iyi bir formülde sunamadığımız fikirleri birlikte çalışırken yeniden ele almak çok daha faydalı olur çünkü akıl akıldan üstündür. Bu aşamada bazen bizim “hayır” demek zorunda kalacağımız bir çözüm önerisine bizim yerimize bir çalışan diğerine diyebilir. Bazı fikir ve öneriler doğarken ölebilir. Ayrıca birlikte üretilen çözümlerin sahiplenilmesi, kabul görmesi ve sürdürülebilirliği daha kuvvetlidir. Katkı sunan her bir çalışan kendi fikrinin duyulduğunu, dikkate alındığını hissettiğinde kendine değer verildiğini algılar. Karşımızdaki kişi dünyanın en saçma fikrini de sunsa dikkatli bir şekilde dinlenildiğini bilmek ister. Bu sebeple çalıştay yapmak hem çok pratik hem de çok özen isteyen bir çalışmadır.

Bu güven ortamını sunacağımız toplantı veya eğitim salonu gibi görece izole bir alana ihtiyacımız vardır. Çalıştay tarihine kadar hazırlık yapmak istemelerini göz önüne alarak -isteyenlere- yeterince hazırlık zamanı bırakmamız gerekir. Bazı çalışanlar çalıştıkları bölümdeki arkadaşlarının fikirlerini toplayıp elinde liste ile adeta grubun sözcüsü olarak gelirler. İşin aslı gerçek çalıştay öncesinde kendi içinde bir çalıştay yapmış sayılırlar. Bu misyonla gelen çalışan söz almak için daha istekli ve donanımlı olduğundan ön plana çıkma ihtimali daha yüksek bir profil oluşturur. Burada çalıştayı yöneten kolaylaştırıcının işi rahatlamış gibi görünse de dengeyi tutturmak açısından biraz daha dikkatli olması da önem taşır. Bir tarafta elinde uzun bir liste, önceden düşünülüp tartışılmış fikirleri ile konuşmaya hazır biri varken öte yanda yöneticisi tarafından oraya gitmekle görevlendirilmiş başka bir profil de olabilir. Bu durumda hep aynı kişinin söz alması, diğerlerine yeterince alan tanınmaması grupta haksızlık hissi yaratabilir.

Çalıştay sırasında bazen küçük gruplar oluşturmak ve gündeme alınan başlık üzerinde kendi aralarında kısa bir fikir alışverişi yapmalarını istemek de bir yöntem olabilir. Küçük gruplara belirli süre tanınır ve sürenin sonunda da grubun fikir ve önerilerini sunmaları istenebilir. Bu tür gruplandırmalarda da yine farklı birimlerden, farklı deneyimlerden ve iş gruplarından kişilerin bir araya gelmesine özen gösterilmesi faydalı olacaktır. Birbirlerine fikirlerini söylerken aynı konuya nasıl aynı yerden baktıklarını veya ne kadar da tersinden anladıklarını fark edecekleri bu çalışmalarda hem birbirleriyle hem de çalıştayın muhatapları ile empati yapmaya yöneleceklerdir.

Çalıştaylara giderken yanımızda renkli post-it kağıtları, renkli kalemler, büyük boy boş kağıtlar bulundurabiliriz. Ele aldığımız konu başlıklarına sırayla odaklanmaya başlayabilir ve her bir konu başlığı için her katılımcının önerilerini farklı kağıtlara farklı kalemlerle isim belirtmek şartı olmadan yazmalarını isteyebiliriz. Biraz daha değişik olarak ele aldığımız her bir konuyu büyük boy boş kağıtlara konu başlığı gibi yazabilir, çalıştayı yaptığımız sınıfın/salonun duvarlarına kağıtları yapıştırabiliriz, katılımcıların ortama geldiklerinde salonu bu şekilde hazır bulmalarını da sağlayabiliriz. Bu yöntemle bazen kendini konuşarak ifade etmek istemeyen, ismini vermeden fikrini sunmak isteyen kişileri de kolaylıkla işin içine katmış oluruz. Kişilere sundukları önerilerin “yapılabilir” olup olmadığına bakmaksızın paylaşmalarını da belirtebiliriz. Bazen “beyin fırtınası” çalışması diye de adlandırdığımız şekilde katılımcıların çeşitli önerilerini şekillendirip sunmalarını da isteyebiliriz.

Çalıştay sırasında bir katılımcı fikrini sunarken diğerlerinden tepki görebilir, istemediğimiz şekilde ortamda gerginlik oluşabilir. Çalıştayı yöneten kişi veya kişilerin konuyu hemen toparlaması, kişinin söylemek istediğini istediği şekliyle söylemesine fırsat vermesi ve diğerlerinin tepkilerini durdurmalarını rica etmesi gerekir. Bazen sunulan fikir orada bulunan herhangi bir kişinin günlük iş tanımı ile ilgili de olabilir. Kişinin “şöyle yapılsa daha iyi olur” diye önerdiği konu, orada bulunan bir başkasının ekstra iş yükü almasını gerektirebilir, insanî olarak hemen ilgili kişi konuya cevap vermek isteyebilir. Oysaki bu durum olmasını en son istediğimiz şeydir. Çalıştay sırasında sunulan fikir ve önerilere savunma yaparcasına cevap vermek, tam anlamadan olmayacak bir fikir olarak etiketleyip önünü kesmek gibi olumsuz yaklaşımlar yine çalıştay ortamının verimini düşürecektir.

Konuşmak için söz isteyen kişilere olabildiğince sözünü kesmeden, yorum katmadan, söylemek istediğine eklenti yapmadan kendini ifade etme fırsatı sunmalıyız. Tüm bunlar olurken sunulan fikirlerin, yapılan yorumların mutlaka açık ve anlaşılır şekilde not edilmesi gerekir. Çalıştay sırasında herkesin söz alabilmesine fırsat verilmeli, isteksiz kişiler zorlanmamalı, küçük kağıtlara yazıp o amaçla orada bulundurulan bir fanusa veya bir kutuya bırakmaları gibi çeşitli alternatif çözümlerle katılımlarını desteklemeliyiz. Çalıştay sonunda ise elimizde yazılı olarak tüm konuşulanlar bulunmalı ve bunların üzerine ayrıca çalışma yapılmalıdır.

Cevap aradığımız konu başlıklarına göre sunulan fikir ve önerileri gruplandırmalıyız. Bazen tekrar eden fikir ve öneriler olacaktır, bunları genel kapsayıcı bir cümle ile tanımlamalı ve tekrar sayısını parantez içinde belirtmeliyiz. Bir fikrin kuvvetle, defaatle önerildiğini de görebilmeliyiz. Eğer sonuçlarla ilgili sunum hazırlayıp yönetime sunacaksak çalıştaylarda toplu fotoğraflar çekilebilir, sunumlarımıza da ekleyebiliriz. Burada amaç; katılımın ve istekliliğin görsel olarak da sunulmasıdır, ayrıca grup çalışmalarının yarattığı sinerjinin yansıması karar mekanizmalarını da olumlu etkileyebilir. Tüm çalışma süreci tamamlandığında ise tüm katılımcılara geri bildirim yapılmalıdır. Anket yaparak başlattığımız süreci çalıştay ile devam ettirdikten sonra alacağımız aksiyonları netleştirip takvime oturtmalı ve bu takvimi açık bir şekilde tüm katılımcılarla paylaşmalıyız. Eğer imkanlarımız varsa belki de beğenildiği halde yapılamayacak fikirlerin de neden yapılamayacağını makul şekilde paylaşmak çok daha etkileyici olacaktır.

Yüksek lisans tezimin son cümlelerinden birine saygıdeğer hocam Prof. Dr. İsmail Tatlıoğlu’nun katkısıyla şöyle bir cümle yazmıştık: “Çalışan nezdinde önemli olan herhangi bir isteğinin koşulsuz şartsız yerine getirilmesi değil, önemli olan isteğinin yerindeliği konusunda ikna olmasıdır*” Burada da ifade edildiği gibi bazen isteklerimizin duyulduğundan, anlaşılıp olur mu diye değerlendirilmesinden de yeterince memnun olabiliriz. Bu sebeple tüm sürecin sonunda yapılabileceklerin sunulmasıyla birlikte daha sonra yapılabilecekleri ve veya hiç yapılamayacakların da belirtilmesi oldukça büyük önem taşımaktadır.

*Yüksek Lisans Tezi: İŞLETMELERDEKİ DEĞİŞİM SÜREÇLERİNDE İNSAN KAYNAKLARI VE SENDİKALARIN ROLÜ: OTOMOTİV SEKTÖRÜ ÖRNEĞİ, BURSA 2016 sf.80